Notice de protection des données

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Excelya Group SAS et ses sociétés affiliées et filiales (« Excelya« , « nous » ou « notre« ) s’engagent à protéger les droits et libertés des personnes physiques concernant le traitement de leurs données à caractère personnel et à se conformer au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD« ) ainsi qu’aux autres lois applicables à notre groupe en matière de protection des données personnelles.

La présente notice de protection des données (la « Notice« ) a pour objectif de vous fournir des informations sur la manière dont Excelya traite vos données à caractère personnel via le site internet d’Excelya (le « Site« ), y compris ses formulaires de contact.

  • Définition

Les termes et définitions contenus dans la présente Notice doivent être lus et interprétés à la lumière des dispositions du RGPD. Afin d’assurer une compréhension transparente et intelligible de cette Notice :

  1. « Personne concernée »: désigne une personne physique identifiée ou identifiable.
  2. « Personne ophysique identifiable » : désigne une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à cette personne physique.
  3. « Données à caractère personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée).
  4. « Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données à caractère personnel, effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
  5. « Responsable de traitement » : désigne la personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
  6. « Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
  7. « Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
  8. « Tiers » : désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
  9. « Consentement » : désigne toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

  • Qui traite vos données à caractère personnel ?

Concernant les activités de traitement couvertes par la présente Notice, Excelya Group SAS ou ses sociétés affiliées et filiales déterminent les finalités et les moyens du traitement et agissent en qualité de responsable du traitement.

Leurs coordonnées ainsi que celles du Délégué à la protection des données (« DPO« ) sont les suivantes :

  1. Adresse : 35 rue de Paris, 92100 Boulogne-Billancourt, France
  2. Téléphone : +33 (0)1 46 20 74 50
  3. E-mail : dpo@excelya.com

  • Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quelles bases légales ?

Dans le cadre des traitements couverts par la présente Notice, nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  1. Support client et gestion des demandes : Répondre aux demandes que vous soumettez via le formulaire de contact du Site ou via les coordonnées d’Excelya. Ce traitement repose sur les intérêts légitimes poursuivis par Excelya dans le cadre de l’exercice de ses activités et de l’offre de ses services et produits (article 6.1.f RGPD).
  2. Marketing: Gérer votre abonnement à notre newsletter et vous adresser des informations sur les services, produits, solutions et/ou événements d’Excelya. Ce traitement n’est effectué que lorsque vous nous avez donné votre consentement, en saisissant votre adresse e-mail dans le champ prévu à cet effet, en cochant la case d’information relative à la protection des données correspondante et en cliquant sur le bouton « s’abonner maintenant » de notre Site (article 6.1.a RGPD). Nous vous informons que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et sans frais, en vous désabonnant de la newsletter.
  3. Recrutement : Évaluer l’adéquation possible entre votre candidature, y compris vos compétences et aptitudes, et celles requises pour les postes ouverts chez Excelya ou, dans certains cas, chez nos clients pour lesquels nous fournissons des services de recrutement externalisé. Dans certains cas (par exemple pour certains postes tels que biostatisticiens, programmeurs SAS, data managers ou attachés de recherche clinique), cela peut inclure la réalisation de tests durant le processus de sélection. Pour certaines étapes administratives du recrutement, nous pouvons également utiliser un outil d’intelligence artificielle (« IA« ) afin d’analyser, de mettre en forme et/ou d’anonymiser les CV.

Nous pouvons également vous contacter ultérieurement concernant de nouvelles opportunités chez Excelya correspondant à vos compétences.

Ce traitement repose sur :

  • votre consentement (article 6.1.a RGPD) ; et
  • les intérêts légitimes d’Excelya à identifier des candidats adaptés (article 6.1.f RGPD).

L’utilisation limitée de l’IA décrite ci-dessus n’implique aucune prise de décision automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative au sens de l’article 22 RGPD. Toutes les décisions sont prises par des recruteurs ou managers humains.

Nous vous informons que vous pouvez retirer votre consentement à être contacté à des fins de recrutement à tout moment.

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, concernant les données collectées via le Site.

  • Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

  1. Support client et gestion des demandes : Prénom, nom, adresse e-mail, entreprise (facultatif), intitulé de poste (facultatif) et votre demande.
  2. Marketing : AAdresse e-mail.
  3. Recrutement : Prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif), votre message (facultatif), votre CV, les informations figurant dans votre CV (par exemple : coordonnées et informations personnelles, expérience professionnelle et fonctions précédentes, compétences, formation, diplômes, qualifications, certifications, langues parlées, etc.), résultats de tests (le cas échéant), lettres de motivation / lettres de recommandation (facultatif), toute autre information ou documentation que vous pourriez fournir tout au long du processus de sélection, ainsi que les évaluations internes ou externes (par exemple références) relatives à votre candidature et à votre processus de sélection. Certaines de ces informations peuvent être traitées au moyen d’un outil d’intelligence artificielle (« IA« ) utilisé uniquement pour analyser, mettre en forme et/ou anonymiser les CV, comme décrit ci-dessus. Ce processus d’anonymisation peut impliquer la suppression d’identifiants personnels (y compris, sans s’y limiter, le nom, les coordonnées ou la photo). Nous vous demandons de vous abstenir de nous communiquer des données sensibles / catégories particulières de données à caractère personnel (c’est-à-dire des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle) tout au long du ou des processus de sélection auxquels vous pourriez participer, sauf lorsque cette communication est strictement FACULTATIVE dans le cadre de toute législation applicable en matière d’égalité des chances, de promotion de la diversité et de non-discrimination.

  • À qui vos données à caractère personnel sont-elles communiquées ?

  1. Support client et gestion des demandes : Aux sociétés du groupe Excelya à des fins administratives ou commerciales internes et afin de répondre de manière appropriée à vos demandes.
  2. Marketing : Aux sociétés du groupe Excelya à des fins administratives ou commerciales internes.
  3. Recrutement :

Sociétés du groupe Excelya :(i) à des fins administratives internes, y compris la gestion de notre base interne de candidats ; et (ii) afin de gérer de manière appropriée le processus de sélection et d’évaluer votre candidature et/ou vos préférences professionnelles pour les postes ouverts chez Excelya.

Entités et professionnels spécialisés dans le recrutement : notamment agences de recrutement, cabinets de chasse et chasseurs de têtes externes.

Prestataires IT et prestataires de services de recrutement : y compris les fournisseurs de plateformes de recrutement et d’outils d’IA utilisés uniquement pour analyser, mettre en forme et/ou anonymiser les CV, agissant en qualité de sous-traitants pour notre compte et ne traitant les données personnelles que conformément à nos instructions documentées.

Référents et références : personnes que vous avez pu inclure comme références, anciens collègues ou anciens employeurs, afin d’obtenir des références concernant votre candidature.

Clients : dans certains cas, nous pouvons fournir à nos clients des services de recrutement externalisé concernant leurs postes vacants.

En dehors des cas mentionnés ci-dessus, vos données personnelles ne seront communiquées à aucun tiers, sauf lorsque cette communication est nécessaire : (i) au respect d’une obligation légale ; ou (ii) à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Existe-t-il des transferts vers les pays tiers ?

En règle générale, vos données personnelles sont traitées et conservées au sein de l’Espace économique européen (États membres de l’UE, Islande, Liechtenstein et Norvège). Toutefois, dans certains cas, certaines sociétés du groupe Excelya sont établies en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque des données personnelles sont transférées vers des pays tiers, Excelya veille à ce qu’un mécanisme adéquat et des garanties appropriées, y compris des mesures techniques et organisationnelles adaptées, soient en place.

Ces mécanismes et garanties peuvent inclure :

  1. Décisions d’adéquation au titre de l’article 45 RGPD
  2. Règles d’entreprise contraignantes (BCRs) au titre de l’article 47 RGPD
  3. Clauses contractuelles types (SCCs) au titre de l’article 46.2 RGPD
  4. Codes de conduite approuvés au titre de l’article 46.2 RGPD
  5. Mécanismes de certification approuvés au titre de l’article 46.2 RGPD
  6. Exceptionnellement, dérogations et garanties prévues à l’article 49 RGPD

Pendant combien de temps traitons-nous et conservons-nous vos données ?

  1. Support client et gestion des demandes : Pendant la durée nécessaire pour répondre de manière appropriée à votre demande ou requête, ainsi qu’à des fins statistiques internes.
  2. Marketing : Jusqu’à votre désinscription de la newsletter ou jusqu’à votre demande d’effacement de vos données personnelles.
  3. Recrutement : Pendant toute la durée du processus de sélection. Toutefois, si vous soumettez une candidature spontanée sans poste concret ou si vous n’êtes pas retenu pour un poste auquel vous avez postulé, vos données personnelles seront conservées pendant deux (2) ans, à compter de la réception de votre candidature ou de la fin du processus de sélection concerné. Cette durée de conservation peut être prolongée si vous nous fournissez un consentement renouvelé. Les données personnelles traitées via l’outil d’IA sont soumises aux mêmes durées de conservation et ne sont pas conservées par le prestataire concerné au-delà de ce qui est nécessaire à la fourniture du service et conformément à nos instructions documentées. En dehors des cas mentionnés ci-dessus, vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire : (i) au respect d’une obligation légale ; ou (ii) à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

  • Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  1. Droit d’accès : obtenir la confirmation que vos données sont ou non traitées, des informations sur ce traitement et une copie des données concernées.
  2. Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou la complétion de données incomplètes.
  3. Droit à l’effacement : obtenir l’effacement de vos données sans retard injustifié lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies.
  4. Droit à la limitation : obtenir la limitation du traitement dans certaines circonstances.
  5. Droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
  6. Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime ou l’intérêt public.
  7. Droit de retirer votre consentement : à tout moment, sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données (« DPO« ) à l’adresse suivante : dpo@excelya.com.

Enfin, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée, si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint le RGPD.

  • Mise à jour de la présente notice

Nous pouvons mettre à jour la présente Notice afin de refléter fidèlement toute évolution.

Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page afin de rester informé de toute modification de cette Notice ou de toute autre notice et politique applicable.